Assemblée Générale 2021-2022

1. Postes de dépenses importantes (Portail d’entrée + Electricité)

• a) Porte d’entrée :
  • Après tentative de faire intervenir l’assurance pour le portillon dégradé la porte sectionnelle et le propriétaire, il semble que la réparation demeure à la charge de l’association.
  • Une demande de financement par le propriétaire a été émise par le Président. Le propriétaire (ou l’agence le représentant) a proposé d’avancer le montant des réparations en se faisant rembourser par le biais d’un « sur-loyer » de 38 mois avec intérêts de 10% du devis final.
  • Une autre piste pourrait être d’auto-financer nous-même sur notre compte des dépôts de garantie versé par chaque Adhérent-Résident à son entrée dans l’atelier. Et restituer cette somme sur 38 mois par le biais d’une cotisation exceptionnelle mensuelle versée par chaque adhérent.
  • Des demandes de devis chez d’autres prestataires sont encore en cours. Suivant le résultats et les propositions, la meilleure solution sera prise avant septembre par le Président.
• Votes = Unanimité.

• b) Mise aux normes de sécurité de l’installation électrique.
  • Rediscutions en septembre avec le propriétaire pour la mise en conformité de base de l’armoire électrique.
  • En attendant, ateliers 15 et 16 n’ayant qu’une seule prise de courant, problème de sécurité, l’association couvrira 50% de l’installation de 10 prises supplémentaires . Le reste à la charge du lot 15 et 16 ; à savoir Karl et Dio.
• Votes = Unanimité.

2. Règlement intérieur (respect, sanctions, à compléter par le BE).

Un ou 2 adhérents  s’ils le souhaitent pourront collaborer à sa complétion en échange avec le Président.

Respect du règlement intérieur (à terminer d’ici l’hiver et à valider) > https://trans.democrasite.com/cobaltateliers/pages-privees/opaz-atelier-charte-interne-prive/

• 2 a) -L’idée est de mieux définir les points déjà existants si nécessaires et d’étoffer le règlement en prenant en compte les événements (problèmes)  passés survenues ces 4 dernières années au sein de l’association.
  • Chaque règle devra faire l’objet d’une définition la plus claire possible.
  • Pour quelle soit respectée par tous les adhérents, un système d’avertissements gradués sera mis en œuvre selon les règles. sur une échelle de 1 à 3 et déclarée au contrevenant.
  • Arrivé à la limite, l’Adhérent se verra convoqué (mail, téléphone ou courrier recommandé/AR,  par le Président et/ou le BE pour une dernière tentative d’explication quand à son non respect de nos règles.
  • En conséquence de quoi, le BE se réunira selon la nature de ou des règles enfreintes et/ou du préjudice porté à l’endroit de l’association, la semaine suivant la convocation pour décider de la décision à prendre.
  • Cette décision pourra aller jusqu’à l’éviction de ou des adhérents fautifs. Par exemple : mise en danger de la trésorerie de l’association par non versement de sa cotisation, mise en danger du fonctionnement de l’association, refus répétés de participer aux travausx d’entretien des ateliers, dégradation de matériels, dégradation de l’atelier ou du lot occupé, dénigrement de l’association, conflit avec d’autres adhérents, intimidation, refus répétés de participer aux actions menées par l’association, … Cette liste ne saurait être exhaustive
  • La décision devra être motivée, et un Procès Verbale de décision sera remis à l’adhèrent par voix de courrier Recommandé / AR à l’adresse du domicile qu’il a déclaré auprès de l’association.
  • Si le courrier n’était pas réclamé par ce dernier (refus de signer l’accusé de réception… adresse postale invalide…) le courrier lui serait remis en main propre et devant témoin au sein de l’atelier + copie par e-mail + copie de la décision envoyé aux Résidents-Membres.
  • La décision devra être exécutée sous huitaine.
• 2 b) Pour éviter toute dérive autoritaire, à la lecture du Procès Verbal, si 2/3 (deux-tiers) des lots occupés par des Résidents-Membres jugeaient néanmoins que la motivation de décision du Président  était infondée, ils seraient fondés à demander au Président de convoquer une Assemblée Générale Extraordinaire dans les 8 jrs pour statuer en assemblée sur la décision.
  • Le jour de l’Assemblée, et pour ne pas se perdre dans les méandres infinis des conjectures à plusieurs, les demandeurs devraient alors motiver par écrit, leur opposition à la décision du Président.
• Votes = Unanimité.

2.1 – Cotisations :

Les cotisations mensuelles sont l’élément premier de l’existence et de la continuité de l’association et est obligatoire pour chaque adhérent. Sa clé de voûte. C’est par elle qu’il est possible de partager des ateliers en payant le loyer et les charges en global de l’entrepôt (ateliers). Chaque cotisation s’additionnant les unes aux autres permettant ainsi d’atteindre la somme nécessaire pour assumer le loyer et les charges.

Tout manquement à cette obligation entrainera la radiation de l’adhérent du registre des adhérents de l’association Opaz Ateliers, ne lui permettant plus de prétendre à jouir des services proposés par l’association en premier lieu desquels ; l’occupation d’un atelier.  Il devra donc prendre ses dispositions de déménagement sous 3 semaines, en parallèle l’association se mettra en recherche d’un remplaçant.

• 2.1.a) Rappel que les cotisations doivent être réglées pour le 5 du mois (sachant qu’elles sont envoyées aux alentours du 24 du mois précédent). Avec une tolérance (qui doit rester exceptionnelle) jusqu’au 10 au plus tard.
  • Retards :
  • En cas d’empêchement, merci d’entrer en contact avec le Bureau, en priorité avec le/la trésorier(ère) + mettre en copie le Président.
  • Une cotisation non réglée dans les délais fera l’objet d’un avertissement.  L’adhérent devra avec le Bureau proposer une solution de règlement  n’excédent pas un mois de retard. Le cas échéant, sa caution (avec son accord préalable) servira a combler le mois manquant mais devra être néanmoins reconstituée dans son intégralité durant le trimestre en cours, suivant un échéancier s’ajoutant à la cotisation mensuelle normale.
  • Si l’adhérent, au moment de cet arrangement ne s’estime pas en mesure d’assurer ledit accord, il en informera le Bureau et en priorité le ou la Président(e), un délai de 3 semaines sera alors ouvert pour que l’adhérent prenne ses dispositions pour libérer son atelier, pendant qu’en parallèle,  l’association se mette en recherche d’un remplaçant par voie d’annonces, de visites etc…
• 2.1.b). avertissements sur cet aspect entraînera sa Radiation du Registre des adhérents et entraînera donc la libération  sans délai de l’atelier qu’il occupe.
  • Un adhérent ne peux prétendre demeurer dans un atelier au delà d’1 mois de retard de cotisation.
• Votes = Unanimité.

2.2 – Caution :

Chaque Adhérent-Résident doit déposer une caution avant son entrée dans un atelier. Le montant de la caution est calculée sur 2 fois le montant versé à l’origine à l’agence immobilière à la signature du bail de l’association et cela sur la base de (22€ / M2) X (surface de l’atelier occupé)

Le BE peut exceptionnellement autoriser une dérogation à cette règle (à titre exceptionnel ; versement de la caution en plusieurs fois en sus de la cotisation mensuelle)

• Votes = Unanimité.

2.3 – Vie commune / Espaces communs :

• 2.3.a) Tableau des taches :
  • – Qui / Quoi / Comment ? (en réflexion) Le BE étant en charge de rédiger et de faire respecter le Règlement Intérieur, pourra si nécessaire adopter l’idée d’un calendrier des tâches communes à effectuer par tous les adhérents et leurs «guests»
• 2.3. b) Circulations / Rangements :
  • Limiter au maximum le stockage de matériels personnels dans les espaces de circulation (couloirs).
  • Organisation de la mezzanine du lot 6 pour une répartition de l’espace en 2 zones (a : Stockage des oeuvres des adhérents. b : stockage de matériels.
  • Chaque dépôts devra être faire l’objet d’un marquage (étiquette) avec le nom du déposant et son lot + date de dépôt.
  • Un point sera fait tous les 6 mois : Janvier 2022 / Juillet 2022 / Janvier 2023 etc…
    • Le déposant sera alors prévenu et devra, en accord avec le BE, retirer son matériel ou s’il y a suffisamment d’espace, pourra le laisser pour 6 mois de plus.
  • En revanche, si un autre adhérent n’ayant lui jamais eu encore accès à l’espace de stockage en commun, il deviendrait prioritaire.
• Votes = Unanimité.

• c) Nuisances sonores :
  • Les ateliers étant dénués de plafond, chacun doit respecter au mieux la quiétude des autres en terme de nuisances sonores ; “longues conversations téléphoniques, musique, émissions radio-diffusées, bricolage…” En cas de conversation téléphoniques prolongée, le résident devra sortir dans la cour. Idem pour le bricolage bruyant (ponçage, coups de marteau, tronçonnage, etc…
    • MUSIQUE : écouter de la musique est toléré avec un niveau sonore faible (exemple ; écouter une émission de radio sur son ordinateur portable avec les enceintes internes et pour soi) pour un niveau sonore plus élevé, le résident doit utiliser un casque.
• Votes = Unanimité.

• d) Outillage commun :
  • Les outils en communs présents dans les emplacements prévus à leur rangement et sont disponibles à chacun.
  • Les outils doivent être rangés après utilisation et avant de quitter l’atelier. Le lendemain, l’utilisateur n’étant peut-être pas présent, les autres résidents présents doivent pouvoir bénéficier de l’usage tranquille des outils.
  • Le président se réserve le droit de récupérer les outils manquants directement dans l’atelier du dernier utilisateur connu.
  • En cas de disparition répété d’outils, la caisse à outil sera fermée par clé en possession du président, qui ne libérera alors les outils que sur demande.
  • Les outils sont achetés par la trésorerie de l’association donc par les cotisations de chacun.
• Votes = Unanimité.

• e) Cuisine / Sanitaires / Propreté en général :
  • La vaisselle doit être faite après utilisation ou fin de repas et rangée.
  • Chaque résident doit faire l’effort avant de quitter les lieux de faire un petit tour par la cuisine et ranger si nécessaire les ustensiles et produits qui auraient été laissées en désuétude.
  • Les résidents ne sont quand même pas responsables de la vaisselle sales des autres.
  • Si certains se rendaient responsables de mauvaises pratiques à répétition, ils se retrouveraient  sous le coup de l’émission d’un avertissement à leur endroit.
  • Au bout de 3 avertissements, ils serait considéré que le(s) résident(s) indélicat(s) ne respecte(nt) pas la communauté et serai(ent) alors exclu(s) de l’atelier.
• Votes = Unanimité.

• f) Sanitaires :
  • Idem que pour la vaisselle ; chaque Résident doit simplement laisser les sanitaires propres après usage.
  • Tout Résident à le devoir de passer aussi de temps en temps un coup de serpillère dans le  local « à besoins »
• Votes = Unanimité.

• g) Vélos, motos, véhicules :
  • Interdiction des vélos dans les espaces communs. Un stand est à disposition sur la place de parking devant l’Atelier.
  • Sinon, ils doivent être dans l’atelier de leur propriétaire en prenant bien soin de ne pas violenter la porte d’entrer de l’Atelier. Toute dégradation volontaire du portail d’entrée fera l’objet d’un avertissement.
• Votes = Unanimité.

• h) Déchets :
  • Sur proposition de Cécile, relance du tri-sélectif papiers et emballage sans obligation.
  • 2 poubelles à disposition dans la cuisine. 1 emballage / 1 déchets sans tri.
• Votes = Unanimité.

• i) Sécurité :
  • La porte d’entrée doit toujours être fermée si sans surveillance ou personne dans les espace communs. Toute personne rendant visite à un Résident doit être reconduite par lui jusqu’à la porte d’entrée pour la fermer.
  • Tout manquement répété à cette règle fera l’objet d’un avertissement.
    

• j) Clés :
• Toute personne détenant les clés d’entrée de l’Atelier doit être connue et acceptée préalablement par le BE.
• S’il s’agit de l’invité d’un Membre Résident et qu’un problème d’ordre sécuritaire survient  au sein de l’Atelier, le Membre Résident engage sa responsabilité vis à vis de l’association.
• Votes = Unanimité.

• k) Communication :
  • Site internet / intranet
    • – adresse de communication avec le BE > bureau@democrasite.com/cobaltateliers
    • – adresse de communication avec la Trésorerie > treso@democrasite.com/cobaltateliers
    • – site internet / intranet : https://trans.democrasite.com/cobaltateliers
    • – site travail collaboratif : collab.democrasite.com/cobaltateliers (en cours)
    • – Page FB publique : facebook.com/opaz-ateliers
  • Communication extérieure :
    •  Journalistes / élus / partenaires associatifs ou institutionnels… devant être accueillis à l’Atelier = le Président doit être prévenu.
  • Communication vers l’extérieur (logo Opaz Atelier sur tout supports de communication si activité en rapport avec les ateliers)
• Votes = Unanimité.

• l) Respect des contrats signés (exemple courte durée)
  • Le président représente par son mandat l’association dans tous les aspects de la vie quotidienne de celle-ci mais également dans sa gestion à court et moyen terme.
  • Chaque adhésion et/ou résidence fait l’objet d’un contrat entre le demandeur (futur adhérent ou Résident) et l’association par son représentant légal, à savoir le Président
  • Lorsque par exemple une Résidence de durée limitée a été signée, elle n’a pas par définition à durer éternellement. A la fin de la période prévue, la résidence est terminée et le résident doit par conséquent prendre congés.

Il appartient donc à chacun de respecter les contrats signés.

Votes = Unanimité.

• m) Introduction au concept de loyauté envers l’association.
  • Les Résidents de l’atelier et/ou les adhérents s’engagent à ne pas dénigrer, ni tenter de porter préjudice à la réputation de l’association à l’intérieur comme à l’extérieur de l’atelier.

3. Lancement des chantiers de 2021 :

• 3.1. modification et/ou suppression de certains articles confus et/ou contradictoires dans les statuts en premier lieu desquels > clarification des différentes qualités de Membres et Adhérents de l’association.
• 3.2. changement ou modification de nom de l’association avant janvier 2021
• Votes = Unanimité.

4. L’élection d’un nouveau trésorier :

Adrien GIORDANA (lot2) se présente au poste de trésorier et est élu à l’unanimité.

Nabil GHEZAL (Lot1) reconduit dans ses fonctions de Président.

Votes = Unanimité.

5. Amélioration du poste Électricité :

Rediscutions en septembre avec le propriétaire pour la mise en conformité de base de l’armoire électrique.

En attendant, ateliers 15 et 16 n’ayant qu’une seule prise de courant, problème de sécurité, l’association couvrira 50% de l’installation de 10 prises supplémentaires reliées correctement par un électricien au tableau général . Le reste à la charge du lot 15 et 16 ; à savoir Karl et Dio par une sur-cotisation.

Votes = Unanimité.

6. Présentation de l’équilibre financier

Malgré 2 défections de cotisants (Lot 1 et Lot 13) durant l’année 2020, le Président en qualité de trésorier par intérim après le départ de Gwenael  Mulsant (ex trésorier), a cherché des solutions de financement et de sécurisation de la trésorerie en passant le lot 13 en atelier commun pouvant intégrer 4 artistes en résidence de courte durée mais renouvelable.

dans la même optique, Le Président appelle les résidents à s’impliquer également dans la recherche de financement de l’association en proposant des projets de type (appels d’offres, création d’événements ; portes ouvertes, expo…) .

Votes = Unanimité.

7. Retour sur l’année passée et ambiance au sein de l’atelier.

Remarque positive de l’amélioration de l’ambiance de travail au sein de l’atelier durant l’année.

Remarque positive également sur l’amorce des projets en commun réalisés durant l’année ; portes ouvertes, appel à projet, participation au festival AuberJazz Day de la ville.

Fait à Aubervilliers, le 08/08/2021

Le président / Le secrétaire